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BAC et /ou diplôme de secrétaire médicale.

FICHE DE POSTE

 

Les missions pour le poste au C.L.I.C. Relais autonomie

 

  • Accueil téléphonique ou physique, écoute, évaluation, orientation des personnes âgées, de leur entourage, des professionnels.
  • Accueil téléphonique ou physique, écoute, information du public en situation de handicap.
  • Mise en place d’entretiens individuels, proposition de  documentation adaptée à la problématique
  • Réalisation des tâches administratives (courriers, classement, saisie informatique…)
  • Prise des rendez-vous, et  saisie des entretiens pour les coordinatrices du CLIC
  • Animation de l’espace Adapt’âge (espace d’essai et de démonstration des aides techniques).
  • Orientation des personnes vers les coordinatrices en cas de demandes complexes, ou vers un autre professionnel, ou vers les offres de services disponibles
  • Enregistrement des activités orales et écrites et saisie dans le logiciel de gestion d’activité en vue des statistiques et du rapport d’activité
  • Mise à jour du centre de ressources et d’information (affichage, plaquette, fiches structure d’hébergement…)
  • Recensement mensuel des disponibilités des diverses structures
  • Collecte quotidienne des articles du C.L.I.C. et réalisation de la revue de presse
  • Suivi de l’état du stock, identification des besoins et commandes pour la convivialité
  • Création d’outils de communication, notamment affiches, flyers etc…
  • Gestion de la transmission des évènements CLIC
  • Animation du site Internet de l’Association
  • Collecte et création de la newsletter trimestrielle envoyée aux partenaires
  • Participation aux groupes de travail du C.L.I.C

 

Les missions pour l’ERC (l’assistant de coordination est en lien direct avec l’infirmière coordinatrice de l’ERC)

 

  • Accueil téléphonique ou physique des patients, des proches et des professionnels.
  • Présentation du dispositif ERC et des prestations, analyse des demandes et écoute des usagers
  • Réalisation des tâches administratives (enregistrement des dossiers en vue d’établir des statistiques et rapport d’activité, mise en place d’outils à la communication, archivage…)
  • Accueil des intervenants, prise en charge de la convivialité au niveau des ateliers
  • Gestion des plannings des intervenants et relance des rendez-vous auprès des usagers
  • Orientation des usagers vers les partenaires extérieurs
  • Transmissions journalières avec l’infirmière coordinatrice
  • Aide à la mise en place d’interventions extérieures et participation aux animations extérieures.
  • Suivi des courriers liés aux diverses manifestations

 

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

 

  • Souci de la qualité de l’accueil et adaptation selon public
  • Connaissances, à minima, de la pathologie cancéreuse
  • Respect du secret professionnel
  • Discrétion, confidentialité, esprit d’initiatives, autonomie dans le travail
  • Capacité d’écoute, gestion des émotions, sens relationnel, objectivité
  • Disponibilité, organisation et rigueur
  • Qualité d’ouverture et curiosité intellectuelle
  • Patience et diplomatie
  • Intérêt pour le travail d’équipe
  • Respect de la déontologie et du rôle de chacun
  • Dynamique dans les projets
  • Analyse des demandes et renseignement de façon simple, précise et claire, adaptation du langage et des messages
  • Bureautique et informatique utilisateur : texteur et tableur, logiciels de création et de  gestion d’activité
  • Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire,
  • Connaissance du public et de l’environnement du Centre Local d’Information et de Coordination-Relais Autonomie. (personnes âgées et handicap)
  • Organisation et planification : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas.
  • Veille documentaire
  • Règle et consigne de sécurité
  • Méthode de classement

 

 

FORMATIONS souhaitées :

BAC et /ou diplôme de secrétaire médicale. Expérience souhaitée.

 

Poste à temps complet (0.50 au C.L.I.C. et 0.50 à l’ERC). Les deux dispositifs sont portés par l’association EMERA. L’assistant de coordination aura 2 bureaux distincts dans les mêmes locaux, sans mu